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Imprinter/Imprinting

Neben vielerlei anderen Bedeutungen spielt der Begriff Imprinter oder das Imprinting auch eine Rolle bei der digitalen Archivierung beziehungsweise im elektronischen Dokumentenmanagement.

Große Papiermengen bearbeiten

Beim Bearbeiten von größeren Papiermengen kommt es auf perfekte Organisation an. Es kann sonst schnell passieren, dass die Übersicht verloren geht, welche Seiten beziehungsweise Dokumente bereits gescannt wurden oder noch gescannt werden müssen. Diese Situation lässt sich durch einen Dokumentenscanner entschärfen, der über einen Imprinter verfügt.

Imprinter – der Drucker im Scanner

Der Imprinter ist ein spezieller, im Scanner eingebauter Drucker. Alle Seiten, die gescannt werden, erhalten an einer bestimmten Stelle einen kleinen Aufdruck (Imprinting). Dies kann ein immer gleicher Code sein, ein Datumswert, eine fortlaufende Nummer oder eine Kombination aus diesen Möglichkeiten.

Auf diese Art und Weise kann zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welche Seiten bereits gescannt wurden und was noch erfasst werden muss. Die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen verloren gehen, wird minimiert. Eine Doppelerfassung und die damit verbundenen Probleme (zum Beispiel: eine Rechnung wird doppelt bezahlt) werden so verhindert.

Imprinter findet man nur in spezialisierten Dokumentenscannern, die um einiges teurer sind als die häufig anzutreffenden Kombigeräte aus Drucker, Kopierer und Scanner.

Echte Dokumentenscanner bieten neben dem Imprinting viele weitere Vorteile

Echte Dokumentenscanner bieten neben dem Imprinting viele weitere Vorteile, zum Beispiel: zuverlässigere Einzugsmechaniken, automatisches Geraderichten, automatische Formaterkennung und -zuschnitt, Ausblenden von Blindfarben, Erkennungen von Doppeleinzügen (sonst verlorene Dokumente!) und eine generell für die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen (zum Beispiel für das Open-Source-DMS bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement) und deren OCR optimierte Scanqualität. Die Mehrkosten eines solchen Scanners rechnen sich in den meisten Fällen.

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