…finden statt suchen.

Selbsttragendes Archiv

Dokumente im digitalen Archiv liegen sowohl als Datei, als auch als Datenbankeintrag auf dem DMS-Server. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme können Dokumente als einzelne Dateien exportieren, sodass diese ohne die DMS-Software verarbeitet und transportiert werden können. Dies ist jedoch mit dem Nachteil verbunden, dass Metainformationen und Suchfunktionen auf diesen exportierten Dokumenten nicht zur Verfügung stehen.

Mobile Archive

Einige Dokumentenmanagementsysteme, darunter das lizenzkostenfreie bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement, bieten alternativ die Erzeugung von selbsttragenden Archiven an. Hierbei werden nicht nur die einzelnen Dateien exportiert, sondern zudem eine mobile Datenbank mitsamt Programmoberfläche.

Das Programm und die Datenbank sind so ausgelegt, dass diese von mobilen, möglicherweise schreibgeschützten Datenträgern wie USB-Stick oder CD/DVD aufgerufen werden können und keinerlei Installation verlangen. Diese Exporte bieten die gleichen Metadaten und die gleichen Recherchemöglichkeiten wie im richtigen DMS und bilden so ein selbsttragendes Archiv.

Selbsttragende Archive in der Praxis

In der Praxis werden selbsttragende Archive benötigt, wenn zum Beispiel Mitarbeiter Dokumente unterwegs recherchieren, lesen und gegebenenfalls sogar bearbeiten können sollen, ohne direkt Zugriff zum DMS-Server zu haben. Auch die von den Finanzbehörden geforderte Datenträgerüberlassung gemäß GoBD kann einfach realisiert werden.

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