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WORM (Write Once Read Many)

WORM (write once read many) ist eine Bezeichnung für spezielle, einmalig beschreibbare Datenträger.

Diese WORM-Cartridges sind nur mit den entsprechenden WORM-Laufwerken lesbar. Jeder WORM-Datenträger trägt eine eindeutige, katalogisierte und nicht veränderbare Seriennummer, so dass bei korrekter Handhabung Manipulationen ausgeschlossen werden können.

Für die revisionssichere Archivierung galten Speichermedien nach dem WORM-Verfahren lange Zeit als die einzig rechtskonforme Möglichkeit. Digitale Archivierung von Beleggut war daher nur großen Unternehmen vorbehalten, welche sich die relativ teure WORM-Technologie leisten konnten.

Unter anderem durch eine Stellungnahme (2005) der Finanzbehörden zur Ordnungsmäßigkeit elektronischer Buchführungssysteme (GoBS) wurde die Ausschließlichkeit der revisionssicheren Speicherung auf WORM-Datenträgern aufgeweicht. Die Finanzbehörden weisen hier ausdrücklich darauf hin, dass keine bestimmten Datenträger für die Archivierung gefordert werden. Vielmehr kann auf Datenträgern jeder Art archiviert werden, wenn die Revisionssicherheit per Software sichergestellt wird. Seitdem gehen viele Anbieter von Archivierungslösungen dazu über, günstigere Datenträger wie z.B. einfache Festplatten zur Archivierung zu verwenden und implementieren innerhalb des DMS die Revisionssicherheit über einen Softwareschreibschutz. Dies wird in Anlehnung an die WORM-Technologie dann oft als Soft-WORM bezeichnet. Im Gegensatz dazu bezeichnet man die echten WORM-Laufwerke und Medien als Hard-WORM.

Leider waren initiale Rechtsvorschriften wie die GDPdU und die GoBS relativ ungenau gehalten und interpretierbar. So kam es dazu, dass in den 1990er Jahren bestimmte Lobbygruppen die Meinung verbreiteten, die revisionssichere Archivierung sei nur mit Hard-WORMs möglich. Glücklicherweise haben die Finanzbehörden in Ihrer Stellungnahme von 2005 und erneute mit der GoBD von 2014 darauf reagiert. Es wurde dem Spielen mit den Ängsten der Kunden einen Riegel vorgeschoben und klargestellt, dass auch andere Verfahren und Datenträger geeignet sind. Dadurch, dass nun vielfach bei modernen Dokumentenmanagementsystemen Soft-WORM-Verfahren unterstützt werden, sind die Kosten für digitale Archivierung insgesamt gesunken. Nicht zuletzt dadurch ist elektronisches Dokumentenmanagement heute auch bei vielen kleineren Mittelständlern und Kleinunternehmen in den Fokus gerückt.

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