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GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme)

Die GoBS (BMF, 07.11.1995) stellt einen Satz allgemeiner Regelungen dar, die beim Einsatz computergestützter Buchführungssysteme einzuhalten sind.

Im Bezug auf digitale Archivierung und Dokumentenmanagement ist als Folgerung wichtig, dass hinreichend sicherzustellen ist, dass die in diesen Systemen gespeicherten Daten nicht geändert werden können. Es wird eine revisionssichere Archivierung vorgeschrieben. Hierzu sind keine bestimmten Medien spezifiziert. Es muss jedoch durch "geeignete Verfahren" sichergestellt werden, dass die elektronisch erfassten Dokumente nicht verändert werden können. Da dies als Absolutum nicht zu erfüllen ist, so ist dies zumindest hinreichend zu bewerkstelligen.

Bis vor einigen Jahren wurden dazu fast ausschließlich die relativ teuren WORM-Laufwerke und -Medien benutzt und als alleiniges Mittel zur Herstellung der geforderten Revisionssicherheit betrachtet. Durch eine Stellugnnahmen der Finanzbehörden zu dem Thema von 2005, in der noch einmal ausdrücklich auf die Medienunabhägigkeit der Regelung hingewiesen wurde, haben auch andere Speichermedien einzug gehalten. So findet die digitale Archivierung heute durchaus auf handelsüblichen Festplatten statt. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sorgt mit einem so genannten Soft-WORM Mechanismus für den notwendigen Schreibschutz der archvierten Dokumente.

Ebenfalls durch die GoBS vorgeschrieben ist die Anforderung an den Steuerpflichtigen, das eingesetzte Verfahren bei einer elektronischen Archivierung zu dokumentieren. Es muss im Zweifel den Finanzbehörden eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden können, welche zum einen das technische Verfahren beschreibt, und zum anderen sämtliche betrieblichen Abläufe dokumentiert, welche mit der elektronischen Archivierung von steuerrelevantem Beleggut zu tun haben (organisatorische Verfahrensdokumentation). Entsprechende technische Verfahrensdokumentationen sind meist vom Hersteller der Archivierungslösung erhältlich. Zusätzlich muss noch das verwendete Computersystem, sowie die Datensicherung dokumentiert werden. Die Dokumentation des organisatorischen Verfahrens ist dem gegenüber relativ aufwendig und kann durchaus vom Umfang her dem QM-Handbuch nahekommen. In der Regel werden Wirtschaftsprüfer beauftragt, solche eine Verfahrensdokumentation anzufertigen. Eine Herausforderung ist, diese im laufenden Betrieb aktuell zu halten.

Im Zusammenhang mit der GoBS in Bezug auf digitale Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme werden auch häufig die anderen wichtigen Verwaltungsvorschriften, die GDPdU und die GoBD genannt. Die GoBS wurde 2014 von der GoBD abgelöst, welche deren Grundsätze größtenteils übernimmt und fortschreibt.

Sie können sich die GoBS als PDF-Datei von unserem Server herunterladen:

  • GoBS.pdf - GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, BMF, 07.11.1995)

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