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BMF (Bundesministerium der Finanzen)

Die Abkürzung BMF steht für das Bundesministerium der Finanzen, welches als Ministerium der deutschen Bundesregierung vom Finanzminister geführt wird. Das BMF bildet auch die vorgesetzte Institution der Oberfinanzdirektionen und somit der lokalen Finanzämter. Es legt damit mit seiner Richtlinienkompetenz Regeln zur Erhebung und Eintreibung von Steuern der Unternehmen und Bürger fest. Es legt somit nicht fest, welche Steuern in welcher Höhe erhoben werden - diese Kompetenz liegt in Händen der Regierung. Das BMF legt lediglich die Regeln fest, wie Steuern eingetrieben werden und nach denen sich die Steuerpflichtigen zu richten haben.

Das elektronische Dokumentenmanagement erfasst und archiviert unter anderem Beleggut, welches für die Besteuerung als Grundlage herangezogen wird, wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Das BMF ist inzwischen nicht mehr der Auffassung, das solche Belege unbedingt im Original aufzubewahren wären, sondern verschließt sich dem technologischen Fortschritt nicht. Es stellt daher Regeln auf, wie steuerlich relevante Dokumente digital aufbewahrt werden müssen, um vor den Finanzbehörden als reguläres Dokument anerkannt zu sein. Für Unternehmen, welche die elektronische Archivierung einsetzen, ist das Wissen um diese Regeln und deren Einhaltung wichtig, um z.B. Vorsteuer abziehen zu können. Letzlich liegt es in der Verantwortung jedes einzelnen Unternehmers, sich an die vom BMF aufgestellten Regeln zu halten. In der heutigen Zeit, wo auch Geschäfte und Geschäftsanbahnung vielfach elektronisch, z.B. per E-Mail getätigt werden, ist nahezu jeder Unternehmer gefordert, sich mit den Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen einmal auseinanderzusetzen, um Schwierigkeiten bei der Steuerprüfung zu vermeiden. So ist beispielsweise die Archivierung des geschäftlichen E-Mail Verkehrs verpflichtend, und zwar nicht erst seit Inkrafttreten der GoBD. Auch hier gilt die Aufgebwahrungsfrist von 10 Jahren - und zwar im originären Format (nicht als Ausdruck!)

Auf der Haben-Seite gibt es seit 2011 die Möglichkeit, Rechnungen einfach per E-Mail als PDF (ohne Signatur) dem Empfänger zuzustellen, wenn dieser grundsätzlich zustimmt. Dadurch können die Kosten von Papier, Druck und Postzustellung minimiert werden. Für alle diese Themen findet man mit einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem oder digitalen Archiv die passenden Antworten.

Einzusehen sind die Vorgaben des BMF in drei wesentlichen Dokumenten: Der GoBD von 2014, der GDPdU von 2001 und der GoBS von 1995. Hier werden auch die Eigenschaften beschrieben, welche eine elektronische Aufbewahrung der digitalen Unterlagen besitzen muss. Hier fällt auch der Begriff der Revisionssicherheit bzw. revisionssicheren Archivierung.

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