Metadaten
Metadaten eines Dokuments in einem Dokumentenmanagementsystem sind alle begleitenden Informationen, die in der Datenbank des DMS dazu abgelegt werden.
Beispiele möglicher Metadaten
- Erstelldatum, Scandatum
- Autor, Erfasser
- Dokumententyp
- Thema
- Projektnummer, Projektbezeichnung
- Produkt
- Version, Revision
- Status
- Prüfer, Genehmiger
- Kostenstelle
- Kundenname, Kundennummer
- Vorgangsnummer, Auftragsnummer
- Sachbearbeiter
Manuelle und automatisierte Metadaten
Metadaten müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokumentes vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden (Verschlagwortung). Manche sind Pflichteingaben, andere optional. Dokumentenmanagementsysteme mit einem hohen Automatisierungsgrad wie das bitfarm-Archiv Open-Source-DMS können Metadaten automatisch aus dem Dokument oder aus den erweiterten Dateieigenschaften bestimmen und so manuelle, aufwendige Benutzereingaben auf ein Minimum reduzieren. Manche Metadaten sind unternehmensweit verpflichtend, wenn zum Beispiel ein Qualitätmanagement nach DIN EN ISO 9001 eingeführt wurde. Dokumentenmanagement bildet hierbei gegebenenfalls gleichzeitig ein PDM beziehungsweise PLM.
Variable Workflows
Metadaten dienen oft nicht nur der Information, sondern der gezielten Suche und des Filterns von Suchergebnissen. Auf Basis von Metadaten können beispielsweise dokumentenbezogene Geschäftsprozesse gelenkt werden. Das bitfarm-Archiv Open-Source-DMS beherrscht variable Workflows. Je nachdem welche Metadaten ein Dokument besitzt, wird der entsprechende Workflow ausgelöst.