Verfahrens­dokumentation gemäß GoBD

Die Verwaltungs­vorschrift der Finanzbehörden GoBD definiert die Anforderungen, die unter anderem für elektronische Archive wie bitfarm-Archiv Dokumenten­management gelten. Möchte ein Unternehmen steuerlich relevante Dokumente ausschließlich in elektronischer Form, zum Beispiel zum Zweck der Prüfung vorhalten, so muss es diese Vorschriften einhalten. In der GoBD wird beispielsweise die Revisionssicherheit der archivierten Dokumente gefordert, das heißt es muss ein wirksamer Schutz vor Veränderung und Löschung implementiert werden. Wie dieser genau auszusehen hat, ist nicht weiter definiert. In den vergangenen Jahrzehnten wurden von der Industrie eine Menge unterschiedlicher und oft sehr teurer Verfahren dazu entwickelt und angeboten. Beispiele sind die immer noch gelegentlich anzutreffenden WORM- und UDO-Jukeboxen.

In einer der letzten, quasi jährlich erscheinenden Stellungnahmen der Finanzbehörden zur praktischen Anwendung der GoBD wurde mit der Unsicherheit vieler Unternehmen, was eine ordnungsgemäße digitale Archivierung ausmacht, aufgeräumt. Die Fragen nach den erlaubten Speichermedien beantworten die Finanzbehörden: "Die Regelung ist bewusst so gefasst worden, dass sie keine bestimmte Technologie oder Speichermedien vorschreibt". Auch die Speicherung auf normalen Festplatten eines Servers ist somit gestattet, wenn die Regelungen der GoBD umgesetzt werden. bitfarm-Archiv DMS realisiert dies über ein Soft-WORM Verfahren, welches die geforderten Restriktionen softwareseitig implementiert.

Als Nachweis der Revisions­sicherheit eines Dokumenten­management­systems gemäß GoBD dient die Verfahrens­dokumentation. Dies ist zum einen die technische Dokumentation des eingesetzten Verfahrens auf Seiten des Software­anbieters. Zum anderen ist das organisatorische Verfahren im Unternehmen zu dokumentieren. Sprich: Wer erfasst wie, wann und wo welche Dokumente und was passiert mit diesen weiter. Letztlich muss aus dem organisatorischen Teil die Vollständigkeit der digitalen Archivierung sämtlicher steuerlich relevanter Dokumente hervorgehen, damit eine digitale Archivlösung als GoBD-konform akzeptiert wird.

Zertifikate, gleich welcher Art und von welchem Aussteller, akzeptieren die Finanzbehörden nicht. Dies wird in den aktuellen Stellungnahmen deutlich ausgedrückt. Gerne werben manche Anbieter mit solchen Urkunden – eine Bindungswirkung gegenüber den Prüfern entfalten diese nicht. Im Bedarfsfall zählt einzig die Vorlage der Verfahrens­dokumentation gemäß GoBD. Diese zu erstellen ist Aufgabe jedes Unternehmens, welches die Platzersparniss der elektronischen Speicherung nutzen möchte. bitfarm-Archiv Dokumenten­management liefert den technischen Teil der Dokumentation bei jedem Projekt mit. Beim Erstellen des organisatorischen Teils helfen entsprechend ausgebildete Wirtschaftsprüfer.

Zu beachten ist hierbei, dass dies nur die Dokumente betrifft, die eine fiskalische Relevanz haben. Dokumente mit Rechtsrelevanz, zum Beispiel Verträge, sind nach wie vor im Original aufbewahrungspflichtig. Um es auf den Punkt zu bringen: Das Finanzamt akzeptiert elektronische Belege, das Gericht im Streitfall nur Originale. Das hängt damit zusammen, dass nur auf Original­dokumenten eine Unterschrift auf Echtheit geprüft werden kann.

• Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV)