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Verschlagwortung/Beschlagwortung

Verschlagwortung oder Beschlagwortung ist ein Kunstbegriff im Bereich digitale Archivierung und Dokumentenmanagement. Es bezeichnet die Erfassung von Schlagworten und Metadaten zu Dokumenten.

Die Verschlagwortung muss bei vielen Dokumentenmanagementsystemen vom Benutzer manuell ausgeführt werden. Enterprise-Systeme wie bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement verfügen über einen hohen Automatisierungsgrad und können Schlagworte und Metadaten über ein Regelwerk aus dem Dokument auslesen. Diese automatische Verschlagwortung entlastet die Benutzer, indem wiederkehrende Standardaufgaben vom Computersystem übernommen werden.

Verschlagwortungsstrategieen

Bei der Planung eines Dokumentenmanagementsystems spielt eine entscheidende Rolle festzustellen, welche Schlagworte und Metadaten für welche Dokumentenkategorie sinnvoll und notwendig sind. Es gilt: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Bei der bitfarm-Archiv DMS Enterprise-Edition beispielsweise wird die beste derzeit verfügbare Texterkennung (OCR) eingesetzt, die eine Verschlagwortung in vielen Fällen ganz überflüssig macht.

Hilfe bei der Verschlagwortung

bitfarm-Archiv DMS bietet die automatische Verschlagwortung durch Regeln und macht die händische Verschlagwortung so einfach wie möglich. Zu jedem möglichen Zeitpunkt, ob direkt nach dem Scannen oder später im Archiv, stehen einige Hilfsmittel zur Verschlagwortung zur Verfügung. Der Anwender kann mit Hilfe einer OCR-Maske einen Bereich auf einem Dokument markieren und das zu verschlagwortende Datenbankfeld auswählen. Sofort wird das Feld mit der Information aus dem Dokument gefüllt. Der Anwender kann sogar Teileingaben in einem Feld tätigen und diese vom DMS mit bekannten Werten vervollständigen lassen. Ganze Datensätze können mit einem Klick gefüllt werden.

Anpassung an den vorhandenen Unternehmensprozess

bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement passt sich an die jeweilige Arbeitsweise und den zeitlichen Ablauf im Unternehmen an. Es spielt keine Rolle, ob Dokumente gleich beim Scannen korrekt verschlagwortet werden oder ob dies zu einem späteren Zeitpunkt von anderen Personen geschieht. Darüber hinaus gibt es ein Workflow Management für nicht vollständig verschlagwortete Dokumente. Diese werden zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet und legen nicht vollständig verschlagwortete Dokumente dem jeweils zuständigen Mitarbeiter vor und prüfen gegebenenfalls die von ihm getätigen Eingaben.

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