…finden statt suchen.

Stapelscan

Als Stapelscan wird in bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement die Stapelverarbeitung einer größeren Menge Dokumente mittels automatisiertem und unbeaufsichtigtem Scannen und Archivieren bezeichnet. Bei den Dokumenten des Stapels muss es sich nicht um den gleichen Dokumententyp (z. B. Rechnungen) handeln.

Das Problem beim Erfassen von heterogenem Scangut als Stapel ist das Zerteilen des gesamten eingescannten Stapels in einzelnen Dokumente. Es ist oft so, das die beteiligten Dokumente unterschiedliche Seitenstärken haben. So liegt im Stapel z.B. eine 5-seitige Rechnung vor einem 3-seitigen Lieferschein, gefolgt von einem 10-seitigen Vertrag und so weiter. Nach dem Scannen und dem Einstellen in das DMS sollen die Dokumente wieder einzeln vorliegen, da sie in unterschiedliche Ablagefächer eingestellt, unterschiedlich verschlagwortet und unterschiedlichen Workflows zugeführt werden.

Leider sind Computer noch nicht intelligent genug, um selbstständig zu erkennen, wann ein Dokument aufhört und das nächste Dokument beginnt. Daher ist eine gewisse Hilfestellung erforderlich. Mit einem Marker müssen vor dem Scannen die Trennstellen zwischen den Dokumenten angezeigt werden. Es werden Barcodes als Marker verwendet, da diese außerdem weitere Informationen, wie zum Beispiel den Dokumententyp, die zuständige Abteilung oder eine fortlaufende Nummer zur Indexierung enthalten können. Die Barcodes können beispielsweise als kleine Aufkleber immer auf die jeweils erste Seite eines Dokuments geklebt werden (Position und Ausrichtung sind egal). Alternativ werden Trennseiten mit Barcodes verwendet.

Erfassung von zusammengehörigen Dokumenten (Akten) als Stapelscan

Bei bitfarm-Archiv DMS gibt es in der Enterprise-Version auch die Möglichkeit, mit Aktenbarcodes Informationen für mehrere nachfolgende Dokumente mitzugeben. Alle Dokumente, welche nach einem Aktenbarcode folgen, werden im DMS zu einer virtuellen Akte verknüpft. Sobald der nächste Aktenbarcode erkannt wird, gilt dieser wieder für alle nachfolgenden Dokumente im Scanstapel, bis der nächste Aktenbarcode kommt oder es keine weiteren Dokumente im Stapel mehr gibt.

Zum späteren Wiederfinden arbeitet natürlich zusätzlich die OCR im Hintergrund den Volltextindex heraus. Auch auf dieser Basis kann die automatische Weiterverarbeitung erfolgen, wie das korrekte Sortieren oder die Extraktion von Schlagworten und Indexfeldern.

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