…finden statt suchen.

Automatische Verschlagwortung

In vielen Fällen ist es notwendig, Schlagworte und Metadaten zu einem Dokument zu erfassen, um es zu einem späteren Zeitpunkt gezielt wiederfinden zu können. Auch die Zuordnung zu einem Projekt, einem Auftrag, einem Kunden, einem Produkt usw. wird oft über eine entsprechende Verschlagwortung erledigt. Dies kann vom Benutzer durch Eingabe in entsprechende Masken der Software erfolgen, zum Beispiel bei bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement in den Zusatzfeldern.

Informationen werden über Regelwerke automatisch ausgelesen

Händische Verschlagwortung durch den Anwender ist sehr zeitaufwendig. Deswegen enthalten Enterprise-DMS-Lösungen die automatische Verschlagwortung. Über ein Regelwerk, welches der Systemverwalter anlegt, erweitert und pflegt, können bei bekannten Dokumententypen Informationen automatisch vom DMS ausgelesen und als Schlagworte gespeichert werden.

Selbst bei unbekannten Dokumenten kann mit Hilfe von regulären Ausdrücken nach bestimmten Mustern gesucht werden. Hat zum Beispiel die Auftrags- oder Projektnummer immer eine bestimmte Form, so erkennt die Software diese auf allen Dokumenten und pflegt die Metadaten und damit die Zugehörigkeit des Dokuments zu einer Auftrags- oder Projektakte automatisch.

Auch das komplette Erkennen von Rechnungsinformationen, z.B. bei Eingangsrechnungen, ist möglich. Bei bitfarm-Archiv DMS (Enterprise) wird so zu jeder Eingangsrechnung ein Datensatz aus Rechnungsnummer, Bestellnummer, Lieferscheinnummern, Rechnubngsdatum, Nettobetrag, MwSt., Skonto, sowie unter bestimmten Umständen auch der einzelnen Rechnungspositionen mit Stückzahlen und Einzelpreisen generiert. Dieser Datensatz kann dann z.B. mit einer ERP-Software abgeglichen werden. Stimmen die Zahlen mit gelieferten und bestellten Mengen und Preisen überein, so übergibt bitfarm-Archiv den Datensatz an das FiBu-System zum so genannten Dunkelbuchen.

Immer häufiger sind kaufmännische Dokumente auch in digitaler Form anzutreffen, welche die Metadaten bereits in Form einer XML-Codierung beinhalten. Hierzu existieren verschiedene Standards, z.B. "ZUGFeRD". Auch dies kann vom Dokumentenmanagement eingelesen und verarbeitet werden.

Ist die automatische oder manuelle Verschlagwortung nötig?

In vielen Fällen braucht, dank leistungsstarker OCR und schneller Datenbank, nicht zwingend verschlagwortet zu werden. Über eine Volltextsuche können fast alle Dokumente schnell und gezielt gefunden werden – selbst in großen Archiven.

Wann automatische oder manuelle Verschlagwortung eingesetzt werden muss, oder wann die Volltextsuche ausreichend ist, wird durch die Anforderungen des Kunden bestimmt und ist eines der Themen bei der Planung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.

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